2015年10月23日

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    档案交接工作是档案管理中不可缺少的重要一环,有效的档案交接工作能够保证本单位档案的延续性、准确性、完整性、安全性。然而,在实际工作中,由于档案管理工作繁琐而杂乱,再加上重视程度不够,常常忽视档案交接工作,有时候交接也只是走走形式,无法保证档案交接的质量,会出现这样或那样的问题,甚至有个别档案丢失现象发生。

    一、    矿山档案交接工作中存在的问题

    (一)档案管理人员不具备专业的档案管理素质。近段时间,矿山人员不足,常常临时性借用其他岗位人员代替档案管理员工作,这些人员在上岗前没有接受系统化的档案管理培训工作,对档案工作也是一知半解,对档案工作重视程度不够,导致他们认为档案管理就是“一串钥匙”的管理。

    (二)档案交接工作不受重视。近些年,档案管理工作相对冷门,很多人都不愿从事档案管理工作,矿山也出现了档案管理人员变换频繁的现象,由于这些人员对档案交接工作的不重视,在加上矿山没有建立档案交接工作有关规定,在人员更替的过程中经常发生不办或迟办档案交接手续,致使档案管理较为混乱,界线不清,责任不明。

    (三)档案交接手续不规范。首先,档案交接手续不规范体现在档案交接手续不严密。本该认真细致、手续严密的档案交接工作并不是按照有关规定的程序来实施,如该核实的材料没核实,该签字手续的没签字,手续仅仅是弄一张纸,简单的说明一下签上双方名字完事,甚至只是面对面的交代一下或交一串钥匙就算交接完成,极其不严密。其次,交接手续不及时。在档案工作人员更替时,档案交接工作并不能及时办理相关手续,很多时候新的工作人员已上岗,档案交接手续还未办妥,致使档案工作前后严重脱节。

    (四)档案交接工作缺乏有力监督。档案交接工作中有一项很重的内容就是提交给监交人签字,这里的监交人是指主管档案工作的领导。然而,在实际工作中由于重视程度不够,不能直接参与或指导档案交接工作,只是例行公事,对档案交接工作不闻不问,使得档案交接工作缺乏有力的监督。

    二、如何做好档案交接工作

    档案交接工作是维护档案安全完整,确保档案工作有序开展明确档案人员责任的需要,也是档案法律法规赋予档案人员的职责。针对现在档案交接工作中存在的问题,我们应该做好以下工作:

    (一)提高档案工作人员的素质。要想做好档案交接工作,最重要的一点就是提高档案工作人员的素质。首先,要加强对档案人员的思想教育工作,提高他们档案交接的思想意识,明确他们的责任,增强他们的事业心和责任感。其次,要对档案工作人员进行培训,加强他们的业务能力,让他们熟悉档案工作的流程,及办理档案交接工作所需要的相关程序和步骤。在条件允许的情况下,可对档案管理员定期开展新档案管理知识的培训。

    (二)思想上要重视档案交接工作。首先,要建立健全档案管理相关制度,并将制度执行纳入绩效考核中。其次,单位领导要高度重视档案交接工作,严格档案交接工作纪律,当原档案工作人员因为调动要离岗时,要实行交接完成后再离职的制度,即档案工作人员离职离岗前先办理档案交接工作手续,再办理工作调动手续。对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不得办理离职手续,不得离开原工作岗位。

    (三)规范档案交接手续。规范档案交接手续,主要从规范档案交接工作的移交工作和接收工作两个方面来进行。在进行档案移交手续时,要对现有的档案进行一次全面的核实,对存在问题的地方要进行详细的说明,实现账物相符;对档案及文件材料进行分门别类的存放,实现档案系统有序;对借出的档案,需要有领导审批手续并登记台账,档案管理员在规定期限要及时收回归档。对在进行的工作要有所交待,撰写档案移交说明。在进行档案接收手续时,要与前任档案工作人员核对档案档案存放、保管情况。

    (四)加强对档案交接的监督。档案监交人员要认真履行职责,加强基层单位档案交接工作的监督检查,坚持原则,按程序办理。

      

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